理事会
对于城镇规划申请流程来说，申请人必须上交足够的申请材料。一方面，上交足够的申请材料可以满足规划方案中的要求；另一方面，有了足够的申请材料，主管部门(Responsible Authority)可以做出更合理的决定。尽管1987年《规划和环境法》第54条(补充资料)的规定经常被滥用。实际上大多数申请人都明白这一点-有时，这种滥用似乎只是为了重新启动“法定时钟”。补充资料包括:
再提供一遍已经提交的信息。
上交非强制性材料可以使理事会能够作出负责任的决定。
需要说明的是，当理事会根据《法案》第54条要求提供进一步资料时，应提供下列资料:
这些资料应该与这些相关：
建议的潜在影响有关;
主管当局在作出决定前必须考虑的事项有关，及/或
澄清申请的性质有关。
那么，如果申请人不同意理事会的要求，他们会怎么做?与理事会进行谈判和“协商”总是最好的做法，而且通常是成功的。但是，如果不成功，你可以将此事提交给VCAT(根据法案第78(b)条)。问题是这需要花费大量时间和金钱。遗憾的是，通常在“A”和“B”之间最快(也是最便宜)的方法就是提交完整的申请材料。
VCAT
另一个经常出现的问题是，在VCAT听证会上需要提交多少材料。关于一般的城市规划和更多的专业技术方面的事宜，这通常意味着-申请人需要多少专家证人？假设所有问题都是“可以讨论的”，有时很听证会的流程很简单因为理事会不需要这些资料和/或在处理申请时没有提出这些问题，这种情况下不要求提供处理各种问题而找寻专家证据。然而，这是一个常见的，有时是致命的陷阱。在“新申诉”中，所有的问题都是相关的，都需要考虑。经验表明，宁可犯错误，也要谨慎，即使这样做总是要付出经济代价。虽然VCAT被认为构成了一个“专家法庭”，但在这个司法管辖区的申请中，似乎对辩护的要求已经有所提高。
一个恰当的例子是最近关于采掘业的VCAT问题，该问题获得了理事会官员的支持，但遭到理事会的拒绝。虽然专家证据涉及城市规划、交通工程、生态、排水和噪音，但审裁处仍然认为，由于与视觉影响/景观、树木种植、农业、尘埃、生态(动物和植物)排水/“水平衡”和噪音有关的问题，申请仍未解决。不同的VCAT成员有不同的专业领域，所以，审核方案的角度也不一样。在准备听证会时，最好假设您有一个不熟悉申请复杂性的VCAT成员。至于其他VCAT事宜，则需要为ESD、废物管理及树木栽培等事宜提供高度的资料/理据。尽管这些问题在听证会上没有受到质疑。因此，有时，在准备听证会时，申请人需要认识到，你可能会遇到一个具有专业兴趣和专业领域的VCAT成员。有些VCAT成员认为事情按许可条件处理是不明智的。因此，他们似乎不愿意这么做。正如明智的法律顾问有时会说的那样:“你只有一次机会，所以你必须全力以赴，面面俱到。”但这一切都让支持者付出了巨大的代价。在当前的经济环境下，一些支持者选择完全避开VCAT，“不惜一切代价”解决这一问题，这也许并不令人惊讶。